Vad gäller för e-fakturor och arkivering av fakturor i Sverige?

Vad är en faktura enligt svenska regler?

En faktura är en handling som innehåller de uppgifter som mervärdesskattelagen (momslagen) kräver. Det avgörande är inte namnet på handlingen, utan att den innehåller det som momslagen kräver. Det spelar alltså ingen roll om den exempelvis kallas faktura, kvitto eller inköpsnota.

Vilka måste utfärda faktura?

Huvudregeln är att säljaren ska utfärda en faktura vid försäljning av varor eller tjänster om köparen inte är en privatperson, till exempel ett annat företag eller en förening. Skyldigheten att utfärda en faktura gäller oavsett priset på varorna eller tjänsterna. Faktureringsskyldigheten gäller även för betalningar som säljaren tar emot i förskott och a conto.

Vad gäller för e-fakturor?

Momslagen ställer inga krav på att fakturan ska vara elektronisk. Kraven på vilka uppgifter en faktura ska innehålla är samma oavsett om säljaren utfärdar fakturan elektroniskt eller på papper. En e-faktura är alltså en vanlig faktura som skickas elektroniskt, till exempel som en strukturerad datafil eller ett PDF-dokument.

Vilka uppgifter måste en fullständig faktura innehålla?

Följande uppgifter ska finnas med på en fullständig faktura: datum för utfärdandet, ett unikt löpnummer, säljarens momsregistreringsnummer, säljarens och köparens namn och adress, varornas mängd och art eller tjänsternas omfattning och art, datum då försäljningen utförts, beskattningsunderlaget för varje momssats, tillämpad momssats och det momsbelopp som ska betalas. Köparens momsregistreringsnummer ska finnas med om köparen är betalningsskyldig för köpet, så kallad omvänd betalningsskyldighet.

När får man använda en förenklad faktura?

Säljaren får utfärda en förenklad faktura om totalbeloppet på fakturan inte överstiger 4 000 kronor inklusive moms. En förenklad faktura innehåller färre uppgifter än en fullständig sådan. Om du gör ett inköp till din verksamhet som överstiger 4 000 kronor inklusive moms är det viktigt att du får en fullständig faktura från säljaren. Du har nämligen inte rätt att dra av momsen i en förenklad faktura om totalbeloppet i den överstiger 4 000 kronor inklusive moms.

Hur länge måste fakturor arkiveras?

Enligt bokföringslagen ska räkenskapsinformation bevaras i sju år. Det gäller även fakturor, både de du skickar och de du tar emot. För ett litet företag innebär det att alla fakturor från de senaste sju åren måste finnas tillgängliga, antingen i pappersform eller elektroniskt.

Vad betyder det här när ni väljer system?

När ni väljer fakturaprogram är det viktigt att programmet kan skapa fakturor med alla uppgifter som krävs enligt momslagen. Det är också bra om programmet kan exportera era data i ett vanligt filformat, så att ni kan flytta dem om ni byter system. Enligt Plattformsguiden har vi kunnat belägga att 84 av 285 system i kategorin fakturaprogram erbjuder export av egna data. Läs mer om fakturaprogram.